Drie niveaus
| Niveau | Wat AI doet | Wat u doet | Past bij |
|---|---|---|---|
| 1. Zelf, met een AI-chatbot | Van uw aantekeningen een nette, duidelijke tekst maken | Prijzen invullen, alles controleren, versturen | Zzp'ers en kleine bedrijven met een paar offertes per week |
| 2. Met een assistent die uitvraagt | Via website of WhatsApp de gegevens van de klus verzamelen: adres, maten, foto's, wensen. Daarna een concept klaarzetten in uw sjabloon | Concept controleren, prijs vaststellen, versturen | Installateurs, klusbedrijven en dienstverleners met veel aanvragen |
| 3. Automatisch, met een AI-agent | Aanvraag verwerken, prijzen berekenen uit uw eigen prijslijst, offerte opmaken en klaarzetten of versturen | Regels en prijslijst bijhouden, steekproeven, akkoord geven bij afwijkingen | Bedrijven met standaardproducten en vaste prijzen |
Hoe hoger het niveau, hoe meer tijd u bespaart, maar hoe belangrijker uw controle en uw prijslijst worden. Meer over agents leest u op AI-agents.
Wat moet er in een offerte?
Ondernemersplein van de overheid noemt bijvoorbeeld deze gegevens (ondernemersplein.overheid.nl, gecontroleerd augustus 2026):
- uw bedrijfsgegevens en die van uw klant;
- de datum en een offertenummer;
- een samenvatting van de werkzaamheden;
- uw tarief of projectprijs;
- hoe lang de offerte geldig is;
- eventuele afspraken over een aanbetaling;
- een verwijzing naar uw algemene voorwaarden.
Daarnaast moet uw KVK-nummer volgens de KVK op offertes staan (kvk.nl, 2026). Belangrijk: zodra de klant de offerte accepteert en ondertekend terugstuurt, is die juridisch een bindend contract (ondernemersplein.overheid.nl, augustus 2026). Een fout die de AI maakt, is dus uw fout.
Niveau 1: zelf een offerte maken met AI
Met een algemene AI-chatbot of de AI-functie in uw tekstverwerker maakt u snel een nette tekst. Zo gaat u te werk:
- Schrijf de klus kort op in uw eigen woorden: wat, waar, hoeveel, welke materialen.
- Geef de AI een duidelijke opdracht en uw vaste onderdelen.
- Vul de prijzen zelf in, of geef de AI uw eigen prijslijst. Laat de AI nooit zelf prijzen bedenken.
- Controleer alles: bedragen, btw, aantallen, geldigheid en voorwaarden.
- Zet het in uw eigen sjabloon en stuur het als pdf.
Voorbeeldopdracht
"Schrijf een offertetekst in duidelijk Nederlands, u-vorm, voor het vervangen van een cv-ketel in een tussenwoning. Gebruik alleen deze onderdelen en bedragen: [uw regels met prijs]. Zet de werkzaamheden in een korte opsomming. Vermeld dat de offerte 30 dagen geldig is en dat onze algemene voorwaarden van toepassing zijn. Verzin geen prijzen, merken of beloftes die hier niet staan."
Werkt u in een spreadsheet of tekstverwerker, dan kan de AI-functie daarin vaak ook een tabel of tekst opmaken. Het principe blijft hetzelfde: uw cijfers, uw controle.
Let op met klantgegevens
Plak geen namen, adressen of andere persoonsgegevens van klanten in een gratis AI-dienst voor consumenten zonder dat u weet wat er met die gegevens gebeurt. Gebruik een zakelijke versie met een verwerkersovereenkomst, of laat persoonsgegevens weg en vul ze zelf in. Zie Privacy en AVG.
Niveau 2: een assistent die de klus uitvraagt
Veel tijd gaat zitten in heen-en-weer bellen of appen voor de juiste informatie. Een chatbot op uw website of in WhatsApp kan dat vooraf doen:
- vragen naar adres, soort woning, maten en gewenste datum;
- om foto's vragen van de situatie;
- controleren of de klus in uw werkgebied valt;
- alles netjes in één overzicht of in uw offertesjabloon zetten.
U krijgt dan een compleet concept en hoeft alleen te controleren en te prijzen. Voor installateurs en loodgieters staat een uitwerking op Chatbot voor installateur en loodgieter. Over de WhatsApp-kant leest u meer op WhatsApp-chatbot.
Niveau 3: automatisch offertes maken
Bij standaardwerk met vaste prijzen kan een AI-agent een offerte volledig opstellen. Spreek dan vooraf af:
- De prijslijst is de bron. De agent rekent alleen met uw eigen bedragen en regels.
- Grenzen. Boven een bepaald bedrag, bij twijfel of bij maatwerk komt de offerte eerst bij u.
- Controle. Lees in het begin elke offerte na, later een steekproef.
- Logboek. U kunt altijd zien waarom de agent een bedrag koos.
- Melden dat het AI is. Praat de klant met de assistent, dan moet hij dat weten (EU-AI-verordening, artikel 50, sinds 2 augustus 2026). Zie De AI-wet en uw chatbot.
Wat kan er misgaan?
- Verzonnen bedragen of onderdelen. Taalmodellen vullen gaten soms zelf in. Daarom: altijd uw eigen prijslijst en een verbod op verzinnen.
- Rekenfouten. Laat totalen en btw door uw sjabloon of spreadsheet berekenen, niet door de tekst van de AI.
- Te veel beloven. Levertijden en garanties alleen uit uw eigen vaste teksten.
- Verouderde prijzen. Spreek af wie de prijslijst bijhoudt.
Wat levert het op?
Dat hangt af van hoeveel offertes u maakt en hoeveel tijd u nu per offerte kwijt bent. Maak een eenvoudige eigen rekensom: aantal offertes per maand maal de tijd die u per offerte kunt besparen. Zet dat tegenover de kosten van de oplossing en uw controletijd.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook een AI-assistent aan die aanvragen uitvraagt en klaarzet (Slimbot). Zie Wat IT Live zelf aanbiedt.
Welk niveau past bij u?
Twijfelt u tussen zelf doen, een assistent of een volledig automatische oplossing? Vul het formulier in met ongeveer hoeveel offertes u per maand maakt. We denken vrijblijvend mee. Of doe eerst de keuzehulp.