Wat doet een afspraken-chatbot?
Een afspraken-chatbot is een AI-assistent die met klanten een geschikt moment zoekt en dat direct in uw agenda zet. Hij werkt via het kanaal dat uw klanten gebruiken:
- Chat op uw website. De bezoeker typt "kan ik donderdag langskomen?" en krijgt vrije tijden te zien.
- WhatsApp. Handig voor klanten die liever appen dan bellen. Zie WhatsApp-chatbot.
- Telefoon. Een AI-telefoonassistent neemt op en plant de afspraak in gesprek. Zie AI-telefoonassistent.
Het verschil met een gewoon boekingsformulier: de klant hoeft niet zelf door een kalender te klikken. Hij vraagt het gewoon, ook met een vage wens als "liefst na vijven".
De koppeling met uw agenda
Zonder koppeling kan een chatbot alleen een verzoek doorsturen, en moet u zelf nog bevestigen. Met een koppeling kijkt hij in uw agenda welke tijden vrij zijn en boekt hij direct. Gangbaar zijn koppelingen met Google Agenda, Outlook of het afsprakensysteem dat u al gebruikt. Vraag de aanbieder welke agenda's hij ondersteunt.
Leg vooraf vast welke regels gelden. Denk aan:
- Hoe lang elke soort afspraak duurt, inclusief opruim- of reistijd.
- Welke medewerker welke behandeling of klus doet.
- Hoe ver vooruit klanten mogen boeken, en hoe kort van tevoren nog.
- Welke tijden u vrijhoudt voor spoed, pauze of administratie.
Dubbele boekingen voorkomen
Het grootste risico is dat twee klanten hetzelfde tijdslot krijgen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als u ook nog een papieren agenda of een tweede systeem bijhoudt dat de chatbot niet ziet. Een paar vuistregels:
- Eén agenda als bron. Zet alle afspraken, ook die u telefonisch maakt, in de agenda waar de chatbot in kijkt.
- Direct vastleggen. De bot moet het tijdslot vastzetten op het moment van boeken, niet pas na een handmatige controle.
- Bevestiging sturen. De klant krijgt een bevestiging met datum, tijd en adres, zodat misverstanden snel boven komen.
- Testen. Probeer vooraf zelf twee boekingen tegelijk op hetzelfde tijdstip te maken.
Herinneringen en no-shows
Klanten die niet komen opdagen, kosten u tijd en omzet. Een herinnering vooraf helpt mensen hun afspraak te onthouden of op tijd af te zeggen. Veel systemen sturen automatisch een bericht een dag of een paar uur van tevoren, per sms, e-mail of WhatsApp. Hoeveel dat scheelt, verschilt per bedrijf en klantgroep; houd het zelf een paar maanden bij.
Let bij WhatsApp op de regels van Meta voor zakelijke berichten: voor berichten die u zelf start, zoals herinneringen, gelden eigen voorwaarden en soms kosten. De klant moet ook hebben aangegeven dat hij zulke berichten wil ontvangen.
Als de klant wil afzeggen of verzetten
Maak afzeggen makkelijk. Een klant die moeilijk kan afzeggen, komt vaak gewoon niet. Laat de assistent:
- Een afspraak direct annuleren en het tijdslot weer vrijgeven.
- Meteen een nieuw moment voorstellen.
- Uw afzegbeleid noemen als u dat heeft, bijvoorbeeld "kosteloos tot 24 uur van tevoren". Dat beleid moet wel vooraf aan de klant bekend zijn gemaakt.
- Bij twijfel of een bijzonder verzoek doorzetten naar u of een medewerker.
De bot mag niet zelf boetes of uitzonderingen verzinnen. Hij volgt uw regels, en wat buiten die regels valt, gaat naar een mens.
Privacy en de AI-wet
Een afsprakenassistent verwerkt namen, telefoonnummers en soms de reden van de afspraak. Spreek met de aanbieder af waar die gegevens staan en hoe lang ze bewaard worden, en sluit een verwerkersovereenkomst. Zie Privacy en AVG. Vanaf 2 augustus 2026 moet ook duidelijk zijn dat de klant met AI praat of belt: De AI-wet en uw chatbot.
Voor wie is het geschikt?
Vooral voor bedrijven die veel korte afspraken hebben: kapsalons, praktijken, garages, installateurs met vaste bezoektijden. Per branche leest u meer op Branches, bijvoorbeeld kapsalon en zorgpraktijk.
Valkuilen om te testen
Voordat u live gaat, probeer de assistent zelf uit met lastige verzoeken. Vraag een afspraak op een feestdag, buiten uw openingstijden of voor een behandeling die u niet aanbiedt. Probeer te boeken voor iemand anders, of twee afspraken achter elkaar. Kijk of de assistent dan netjes nee zegt of een alternatief voorstelt, en niet zomaar iets in de agenda zet. Lees de eerste weken de gesprekken terug en pas de regels aan waar het misgaat.
Advies nodig?
Wilt u weten of uw agenda te koppelen is en via welk kanaal uw klanten het liefst boeken? Vul het formulier bovenaan de pagina in of doe de keuzehulp.