Wat doet een interne AI-assistent?
Een interne AI-assistent is een chatvenster of app voor uw eigen medewerkers. Hij doorzoekt de documenten die u hem geeft en formuleert daaruit een antwoord. Technisch heet dat vaak RAG: de assistent zoekt eerst de passende stukken tekst op en schrijft dan een antwoord op basis daarvan.
Voorbeelden van vragen:
- "Hoe ontlucht ik dit type warmtepomp?" bij een installatiebedrijf.
- "Wat is onze procedure bij een klacht over een behandeling?" in een praktijk.
- "Wat rekenden we vorig jaar voor een vergelijkbare badkamer?" bij een aannemer.
- "Hoeveel vakantiedagen heb ik en hoe vraag ik ze aan?" voor iedere medewerker.
Welke documenten?
Denk aan handboeken, werkinstructies, procedures, productbladen, eerdere offertes, veelgestelde vragen van klanten en het personeelshandboek. De kwaliteit van de antwoorden hangt direct af van de kwaliteit van die documenten.
- Ruim eerst op. Oude versies en tegenstrijdige documenten leveren tegenstrijdige antwoorden op.
- Wijs een eigenaar aan. Iemand die bijhoudt dat de informatie actueel is.
- Begin klein. Eén afdeling of één soort documenten, en breid daarna uit.
Toegangsrechten
Niet iedereen mag alles zien. Salarissen, personeelsdossiers, klantgegevens en financiële cijfers horen niet zomaar in het antwoord van een monteur of stagiair te verschijnen. Een goede interne assistent volgt de bestaande toegangsrechten: hij laat iemand alleen antwoorden zien uit documenten die die persoon ook zelf mag openen.
Vraag de aanbieder concreet hoe dat werkt. Worden rechten per map of per document overgenomen? Wat gebeurt er als iemand uit dienst gaat of van functie wisselt? Test het zelf: log in als een medewerker met beperkte rechten en vraag naar iets wat hij niet mag zien.
Bronvermelding in elk antwoord
Een AI-assistent kan zich vergissen of iets verzinnen dat logisch klinkt. Daarom moet elk antwoord laten zien waar het vandaan komt: welk document, en liefst welk stuk. Zo kan de medewerker het snel controleren.
- Leer medewerkers de bron na te kijken bij alles wat ertoe doet: veiligheid, bedragen, afspraken met klanten.
- Laat de assistent eerlijk zeggen als het antwoord niet in de documenten staat, in plaats van te gokken.
- Vraag medewerkers om foute antwoorden te melden, zodat de bron verbeterd kan worden.
Vertrouwelijke informatie
Niet zomaar in openbare tools plakken
Veel medewerkers gebruiken al openbare AI-chatdiensten, vaak met een privéaccount. Wie daar een klantdossier, offerte of contract in plakt, geeft bedrijfsinformatie en mogelijk persoonsgegevens weg aan een dienst waar u geen afspraken mee heeft. Bij sommige gratis of persoonlijke accounts kan ingevoerde tekst ook worden gebruikt om modellen te verbeteren; dat verschilt per dienst en per instelling.
Spreek daarom duidelijke regels af:
- Welke AI-diensten mogen medewerkers gebruiken, en met welk account?
- Welke informatie mag er nooit in: persoonsgegevens, medische gegevens, wachtwoorden, contracten, prijsafspraken.
- Wie beslist over nieuwe AI-diensten?
Afspraken met de aanbieder
Kies voor een interne assistent een dienst waarmee u een verwerkersovereenkomst sluit, waarvan u weet waar de gegevens worden opgeslagen en die uw documenten niet gebruikt om modellen te trainen. Zie Privacy en AVG.
AI-geletterdheid
De AI-wet vraagt van organisaties die AI gebruiken dat hun medewerkers voldoende weten van AI om er verantwoord mee te werken. Een korte uitleg bij de start over wat de assistent wel en niet kan, en waarom de bron belangrijk is, helpt daarbij. Meer op De AI-wet en uw chatbot.
Zo begint u
- Kies een duidelijke vraag. Bijvoorbeeld: nieuwe monteurs zoeken te lang in werkinstructies.
- Verzamel en ruim de documenten op. Alleen actuele, juiste versies.
- Regel de rechten. Wie mag wat zien?
- Test met echte vragen. Laat een paar medewerkers een week vragen stellen en controleer de antwoorden en bronnen.
- Breid uit. Pas daarna meer documenten of meer afdelingen.
Wilt u dezelfde kennis ook voor klanten inzetten? Dan komt u uit bij een website-chatbot of klantenservice-AI. Let er dan extra op dat interne informatie niet naar buiten lekt.
Advies nodig?
Wilt u weten of een interne AI-assistent voor uw team zinvol is, en hoe u het veilig inricht? Vul het formulier bovenaan de pagina in of doe de keuzehulp. Een overzicht van alle soorten vindt u op Soorten AI-assistenten.