Een AI-assistent voor restaurant en café

Wat doet een assistent in de horeca?

Voor restaurants, cafés, lunchrooms, eetcafés en bezorgzaken komen veel vragen steeds terug. Een AI-assistent op uw website, WhatsApp of telefoon kan:

• Reserveringen aannemen, wijzigen en annuleren.
• Openingstijden noemen, ook afwijkende tijden op feestdagen.
• Vragen over het menu, vegetarische opties en prijzen beantwoorden.
• Aanvragen voor groepen, feestjes en evenementen opnemen.
• Praktische vragen beantwoorden: terras, parkeren, rolstoeltoegankelijkheid, honden.

Reserveringen

Gebruikt u een reserveringssysteem, vraag dan of de assistent daaraan kan koppelen. Dan ziet hij welke tafels vrij zijn en zet hij de reservering direct vast. Zonder koppeling kan hij een reserveringsverzoek doorsturen, maar dan moet u het zelf bevestigen en weet de gast niet meteen waar hij aan toe is.

Stel regels in: hoe groot een groep maximaal via de assistent mag reserveren, hoe lang een tafel beschikbaar is, en tot wanneer gasten kosteloos kunnen annuleren. Een herinnering op de dag zelf helpt gasten op tijd af te zeggen als ze niet komen. Meer op Afspraken-chatbot.

Menu en openingstijden: alleen actuele informatie

Een AI-model weet niet wat er vandaag op uw kaart staat. Hij moet antwoorden uit informatie die u zelf aanlevert en bijhoudt. Wisselt uw menu per seizoen of per week? Dan moet de informatie in de assistent mee veranderen. Een oude kaart is erger dan geen antwoord: de gast komt voor een gerecht dat er niet meer is.

• Zet het actuele menu, de prijzen en de openingstijden op één plek die u makkelijk bijwerkt.
• Laat de assistent zeggen dat hij het niet weet als iets niet in die informatie staat.
• Laat hem geen gerechten, ingrediënten of prijzen verzinnen.

Allergenen: altijd naar een medewerker

Dit is het gevoeligste onderwerp. Voor iemand met een ernstige allergie kan een fout antwoord gevaarlijk zijn. U bent verplicht gasten informatie te kunnen geven over de veertien allergenen die de Europese regels noemen, zoals gluten, pinda, noten, melk, ei en schaaldieren. Maar de assistent is daar niet de juiste weg voor.

Ons advies:

1. Algemene informatie mag. De assistent kan zeggen dat u allergeneninformatie heeft en dat gasten hun allergie bij het reserveren kunnen melden.
2. Geen definitief antwoord over een gerecht. Vraagt een gast "zit er noten in de saus?", dan verwijst de assistent naar een medewerker. Recepten en leveranciers veranderen, en kruisbesmetting in de keuken ziet een assistent niet.
3. Allergie vastleggen. De assistent noteert de allergie bij de reservering, zodat de bediening en keuken het weten.
4. Duidelijke zin. Bijvoorbeeld: "Bij een allergie vragen we u dit altijd met onze medewerkers te bespreken. Wij noteren het alvast bij uw reservering."

Een allergie die bij de reservering wordt doorgegeven, is een gezondheidsgegeven. Gebruik het alleen voor dat bezoek en bewaar het niet langer dan nodig. Zie Privacy en AVG.

Groepen en evenementen

Voor een verjaardag, bedrijfsuitje of besloten feest kan de assistent de aanvraag compleet maken: datum, aantal personen, budget, wensen voor eten en drinken, en contactgegevens. U krijgt een overzichtelijke aanvraag en stuurt zelf een voorstel. De assistent bevestigt geen groepsreservering die u nog niet heeft goedgekeurd, en noemt geen arrangementsprijzen die u niet zelf heeft ingevoerd.

Kanaal en toon

Gasten reserveren vaak via de website of WhatsApp, en bellen nog regelmatig. Een AI-telefoonassistent kan in de drukke uren de telefoon overnemen. Kies een toon die past bij uw zaak, van chique tot huiselijk. Vanaf 2 augustus 2026 moet de gast wel weten dat hij met AI praat: De AI-wet en uw chatbot.

Zo begint u

1. Zet de vaste informatie op een rij: openingstijden, menu, prijzen, terras, groepsregels.
2. Bepaal wie het bijhoudt als de kaart of de openingstijden veranderen.
3. Schrijf de allergiezin die de assistent altijd gebruikt, en test hem met verschillende vragen.
4. Test reserveringen op drukke avonden, voor grote groepen en buiten openingstijden.
5. Lees mee in de eerste weken en pas aan waar het misgaat.

Advies nodig?

Wilt u weten of uw reserveringssysteem te koppelen is en hoe u allergenen veilig regelt? Vul het formulier bovenaan de pagina in of doe de keuzehulp. Andere branches staan op Branches.