Waar een assistent de balie ontlast
De meeste telefoontjes in een tandartspraktijk zijn praktisch van aard. Een AI-assistent, aan de telefoon of via chat, kan die afhandelen:
- Afspraken maken, verzetten en afzeggen voor controles en mondhygiëne, als hij aan uw agenda gekoppeld is.
- Nieuwe patiënten vertellen of u plek heeft en hoe inschrijven werkt.
- Vaste vragen: openingstijden, adres, parkeren, toegankelijkheid, wat mee te nemen.
- Vragen over de rekening doorzetten naar de administratie, met de algemene verwijzing om vergoeding bij de eigen zorgverzekeraar na te vragen.
- Terugbelverzoeken vastleggen voor de assistente of tandarts.
- Herinneringen sturen voor een afspraak, zonder de behandeling te noemen.
Op Chatbot voor de zorgpraktijk leest u de algemene regels voor alle zorgpraktijken. Deze pagina gaat dieper in op de tandarts.
Wat de assistent nooit doet
| Mag wel | Mag niet |
|---|---|
| Een afspraak inplannen voor "pijnklachten" | Inschatten hoe ernstig de pijn is of wat de oorzaak is |
| Zeggen dat de tandarts of assistente terugbelt | Advies geven over pijnstillers, spoelen of koelen |
| Doorverbinden bij spoed | Zelf bepalen dat iets kan wachten (triage) |
| Algemene informatie over de praktijk geven | Uitleggen welke behandeling iemand nodig heeft of wat die kost voor deze patiënt |
| Een terugbelverzoek over een rekening noteren | Toezeggen wat de verzekeraar vergoedt |
Een taalmodel kan een antwoord geven dat overtuigend klinkt maar niet klopt. Bij gezondheid kan dat schade doen. Bovendien kan software die meebeslist over zorg onder strengere regels vallen. Houd de assistent daarom strikt bij praktische zaken.
Spoed: altijd direct naar een mens
Leg vooraf vast welke woorden en situaties spoed betekenen, bijvoorbeeld hevige pijn, zwelling, een ongeluk met een tand, of nabloeden na een behandeling. Dan doet de assistent maar één ding:
- Tijdens openingstijden: direct doorverbinden naar de balie of de spoedlijn van de praktijk.
- Buiten openingstijden: het nummer noemen van de spoedregeling die u voor uw praktijk heeft afgesproken.
- Bij levensbedreigende situaties, zoals ernstige zwelling met benauwdheid: 112.
Test dit uitgebreid voordat u live gaat. Liever één keer te vaak naar de spoedlijn dan één keer te weinig.
Privacy: gezondheidsgegevens zijn bijzonder
Gegevens over gezondheid zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Verwerken mag alleen als er een wettelijke uitzondering geldt, en u moet ze extra goed beveiligen. Ook "afspraak wegens kiespijn" is al een gezondheidsgegeven. Wat dat praktisch betekent:
- Vraag zo min mogelijk. Naam, geboortedatum en telefoonnummer zijn voor een afspraak vaak genoeg. Laat de assistent de klacht niet uitvragen.
- Verwerkersovereenkomst. Verplicht als de aanbieder gegevens voor u verwerkt.
- Waar staat het? Vraag waar opnames en uitgeschreven gesprekken worden opgeslagen en of ze worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Kies bij voorkeur opslag binnen de EU.
- Bewaartermijn. Spreek af hoe snel opnames en transcripties worden gewist.
- Geen toegang tot het dossier. Een assistent voor afspraken hoeft het tandheelkundig dossier niet te zien.
NEN 7510
Volgens het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders moet een zorgaanbieder bij het gebruik van zijn zorginformatiesysteem werken volgens NEN 7510 en NEN 7512 (artikel 3, wetten.overheid.nl, geraadpleegd oktober 2026). NEN 7510 is de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Koppelt u een AI-assistent aan uw agenda of patiëntensysteem, vraag de aanbieder dan:
- Heeft u een certificaat voor NEN 7510 of ISO 27001, en voor welk deel van uw dienst geldt het?
- Welke gegevens leest en schrijft de koppeling precies?
- Wie bij u kan opnames en transcripties inzien?
Sommige aanbieders zetten dit op hun site. Freeday noemt bijvoorbeeld NEN 7510-1:2024 en ISO/IEC 27001:2022, en opslag in de EU (freeday.ai, oktober 2026). Vraag altijd zelf het certificaat op en kijk wat erin staat.
AI melden aan patiënten
Sinds 2 augustus 2026 moet een patiënt weten dat hij met AI praat of belt. Laat de assistent dat aan het begin zeggen. Meer op De AI-wet en uw chatbot. Zorg ook dat patiënten die liever een mens spreken, bijvoorbeeld ouderen, altijd een weg naar de balie hebben.
Rekenvoorbeeld (eigen rekensom)
Stel: uw praktijk krijgt 50 telefoontjes per dag en 30 daarvan gaan over afspraken of vaste vragen. Duurt zo'n gesprek gemiddeld 3 minuten, dan is dat 90 minuten per dag aan de balie. Neemt de assistent de helft daarvan over, dan scheelt dat ongeveer 45 minuten per dag. Hoeveel het werkelijk scheelt, hangt af van hoe goed de koppeling met uw agenda werkt en hoeveel patiënten liever een mens spreken. Meet het daarom zelf in een proefperiode. Prijsmodellen staan op Kosten.
Zo begint u
- Houd een week bij waarvoor patiënten bellen.
- Leg de spoedregels en het spoednummer vast, en laat de tandarts ze goedkeuren.
- Begin met één moment, bijvoorbeeld de eerste 20 minuten na opening of tijdens de lunch.
- Bel zelf met lastige vragen en met "ik heb veel pijn"; controleer dat er direct wordt doorverbonden.
- Lees de eerste weken alle samenvattingen na.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook AI-telefonie aan (Slimbot); zie Wat IT Live zelf aanbiedt.
Advies nodig?
Wilt u weten welke aanpak bij uw praktijk past, binnen de grenzen van de zorg? Vul het formulier in of doe de keuzehulp. Werkt u in de fysiotherapie, lees dan AI-assistent voor de fysiotherapie.