Waarom de telefoon in de horeca blijft liggen
De drukste uren aan de telefoon vallen vaak samen met de drukste uren in de zaak: rond lunch en rond het diner. Op dat moment staat niemand graag bij de telefoon. Wie dan niet opneemt, mist soms een reservering. Een deel van de bellers probeert het later opnieuw, een deel belt meteen een andere zaak.
Een AI-telefoonassistent is een computerstem die in gewone zinnen een gesprek voert. Dat is iets anders dan een keuzemenu met "toets 1". Op de pagina AI-telefoonassistent leest u hoe het in het algemeen werkt. Deze pagina gaat over de horeca. Gaat het u om chat op uw website of WhatsApp, kijk dan bij Chatbot voor de horeca.
Wat een AI-telefoon in de horeca kan doen
- Reserveringen aannemen. Datum, tijd, aantal personen, naam en telefoonnummer. Is de assistent aan uw reserveringssysteem gekoppeld, dan ziet hij of er plek is. Zo niet, dan noteert hij een verzoek en bevestigt u het zelf.
- Reserveringen wijzigen of annuleren. Handig om lege tafels op tijd weer vrij te geven.
- Vaste vragen beantwoorden. Openingstijden, keukentijden, parkeren, terras, honden welkom, afhalen of bezorgen.
- Groepen en evenementen doorzetten. Een aanvraag voor 20 personen of een bedrijfsfeest noteert hij met de belangrijkste gegevens, zodat de manager terugbelt.
- Doorverbinden. Bij een klacht, een leverancier of iets wat niet in zijn informatie staat.
- Hotel: kamervragen. Inchecktijden, ontbijt, parkeren en een terugbelverzoek voor een boeking. Laat prijzen en beschikbaarheid alleen noemen als de assistent die rechtstreeks uit uw boekingssysteem haalt.
Wat de assistent níet zelf moet beantwoorden: allergenen
Gasten vragen vaak of een gerecht vrij is van noten, gluten of lactose. Volgens de NVWA moet u klanten informeren over 14 allergenen. Bij onverpakt eten mag dat ook mondeling, maar dan moet de informatie ook schriftelijk of elektronisch vastliggen en moet u direct en correct kunnen antwoorden (nvwa.nl, oktober 2026).
Een AI-assistent kan zich vergissen of iets verzinnen. Bij allergenen kan dat gevaarlijk zijn. Ons advies:
- Laat de assistent bij een allergievraag zeggen dat de keuken dit persoonlijk bevestigt, en noteer de allergie bij de reservering.
- Wilt u de assistent tóch laten antwoorden, laat hem dan alleen voorlezen uit uw vastgelegde allergenenlijst, en altijd eindigen met "meld het bij aankomst ook aan de bediening".
- Werk de lijst bij zodra de kaart verandert. Een oude lijst in de assistent is erger dan geen lijst.
Welke aanpak past bij uw zaak?
| Situatie | Wat vaak past | Let op |
|---|---|---|
| Klein restaurant of café, weinig belletjes | Assistent alleen bij geen gehoor of buiten openingstijden | Een duidelijke voicemail en online reserveren kunnen al genoeg zijn |
| Druk restaurant, veel reserveringen per telefoon | Assistent gekoppeld aan uw reserveringssysteem | Vraag of de koppeling met uw systeem bestaat en wat die extra kost |
| Afhaal en bezorging | Assistent voor vragen, bestellen liever via een bestelpagina | Bestellingen per telefoon via AI geven snel fouten in adres of gerecht |
| Hotel of B&B | Assistent voor vaste vragen en terugbelverzoeken, boeken via uw systeem | Laat geen prijzen noemen die niet live uit uw systeem komen |
| Meerdere vestigingen | Eén assistent die vraagt welke vestiging, of per vestiging een nummer | Houd openingstijden per vestiging actueel |
Wat kost het?
Aanbieders rekenen op verschillende manieren: een vast bedrag per maand met een aantal belminuten, een prijs per minuut, of een offerte op maat. Een paar voorbeelden zoals de aanbieders ze zelf op hun site noemen:
- Kollie AI (Amsterdam): Basic voor € 50 per maand inclusief 300 belminuten, daarboven € 0,16 per minuut (kollie.ai, oktober 2026).
- Retell AI: betalen per minuut, van $ 0,07 tot $ 0,31 per minuut, afhankelijk van de gekozen stem en het taalmodel (retellai.com, oktober 2026). Dit is vooral een bouwplatform; u of een bureau richt het zelf in.
- CM.com (HALO): prijs op aanvraag (cm.com, oktober 2026).
Kijk altijd naar de actuele prijs bij de aanbieder, en vraag naar kosten voor doorschakelen, de koppeling met uw reserveringssysteem en een eigen nummer. Meer over prijsmodellen op Kosten.
Rekenvoorbeeld (eigen rekensom)
Stel: de assistent neemt per week 60 gesprekken aan en een gesprek duurt gemiddeld 2 minuten. Dat is ongeveer 60 × 2 × 4,3 = 516 minuten per maand. Bij een pakket van € 50 met 300 minuten en € 0,16 per extra minuut komt u uit op € 50 + 216 × € 0,16 = ongeveer € 85 per maand. Een andere aanbieder of een ander gesprekspatroon geeft een ander bedrag. Tel ook de tijd mee die u kwijt bent aan inrichten en bijhouden.
Regels waar u niet omheen kunt
- Zeg dat het AI is. Sinds 2 augustus 2026 moet een beller weten dat hij met AI praat. Bijvoorbeeld: "U spreekt met de digitale assistent van [naam van uw zaak]." Zie De AI-wet en uw chatbot.
- Opnames en privacy. Een opname of uitgeschreven gesprek bevat persoonsgegevens. Meld het, bewaar het kort en sluit een verwerkersovereenkomst. Een allergie die u bij een reservering noteert, is een gezondheidsgegeven: sla die niet langer op dan nodig. Zie Privacy en AVG.
- Altijd een mens bereikbaar. Spreek af wanneer de assistent doorverbindt, en wat hij doet als niemand opneemt.
Zo begint u
- Tel een week mee. Waarom bellen mensen, en op welke uren mist u de telefoon?
- Schrijf de vaste antwoorden op. Openingstijden, keukentijden, groepsbeleid, annuleringsregels.
- Kies het moment. Begin bijvoorbeeld alleen bij geen gehoor of tijdens de diensturen.
- Bel zelf als gast. Laat ook iemand met een accent, een oudere gast en iemand vanaf een druk terras bellen.
- Lees de eerste weken mee. Controleer elke reservering die de assistent noteerde.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook AI-telefonie aan (Slimbot). Wat dat inhoudt en wanneer iets anders beter past, staat op Wat IT Live zelf aanbiedt.
Hulp bij kiezen?
Twijfelt u of een AI-telefoon past bij uw zaak, of liever chat of online reserveren? Vul het formulier in of doe de keuzehulp. Wilt u eerst gasten zelf laten boeken, lees dan Afspraken-chatbot.