Waarom een checklist?
Aanbieders rekenen op heel verschillende manieren: per maand, per gesprek, per gebruiker, per bericht of per minuut. Een consultant waarschuwde al dat een vanaf-prijs van vijftig euro per maand soms eindigt in een rekening van tweeduizend euro (Emerce, februari 2021). Niet omdat iemand oneerlijk is, maar omdat gebruik, koppelingen en extra functies apart worden gerekend. Stel daarom bij elke aanbieder dezelfde vragen.
De 15 vragen
Wat krijgt u precies?
- Welke vragen en taken handelt de chatbot zelf af, en wanneer gaat het naar een mens? Vraag om een voorbeeld met uw eigen vragen.
- Op welke kanalen werkt hij? Website, WhatsApp, e-mail, telefoon, social media. Zit elk kanaal in de prijs, of kost het extra?
- Waar haalt hij zijn kennis vandaan? Uw website, documenten, uw systemen? En hoe werkt u die zelf bij?
- Welke koppelingen zitten erin? Agenda, webshop, klantsysteem. Wat kost een koppeling die er niet standaard bij zit?
- Hoe goed is het Nederlands? Vraag een proefgesprek of een proefperiode en test met uw eigen klantvragen.
Wat kost het, ook als u groeit?
- Wat kost het bij mijn verwachte aantal gesprekken? Geef een getal, bijvoorbeeld 500 per maand, en vraag het totaal. En wat bij het dubbele?
- Wat kost een gesprek, bericht of minuut boven de bundel? En telt elke begonnen minuut, of elk los bericht?
- Welke kosten van derden komen erbij? Bijvoorbeeld de berichtkosten van Meta bij WhatsApp (zie WhatsApp Business API: kosten) of belkosten bij telefonie.
- Wat is eenmalig en wat is maandelijks? Inrichting, training, huisstijl, koppelingen, onderhoud. Vraag een vaste prijs voor het eenmalige deel.
Data, privacy en regels
- Waar worden gesprekken opgeslagen en verwerkt, en hoe lang? Binnen de EU of daarbuiten? Kunt u gesprekken zelf verwijderen?
- Krijg ik een verwerkersovereenkomst? Die heeft u volgens de AVG nodig als de aanbieder persoonsgegevens voor u verwerkt (autoriteitpersoonsgegevens.nl, 2026). Zie Privacy en AVG.
- Worden mijn gesprekken gebruikt om AI-modellen te trainen? Vraag het zwart op wit.
- Hoe meldt de chatbot dat hij AI is? Dat is verplicht sinds 2 augustus 2026 (EU-AI-verordening, artikel 50). Zie De AI-wet en uw chatbot.
Onderhoud en stoppen
- Wie onderhoudt de chatbot, en hoe snel reageert support? Wat gebeurt er als de chatbot iets fout zegt? Wie past het aan, en tegen welke kosten?
- Hoe kan ik stoppen? Opzegtermijn, minimale looptijd, en krijg ik mijn gesprekken, kennis en eventueel mijn WhatsApp-nummer mee?
Voorbeeld: zo verschuift een vanaf-prijs
Een voorbeeld met openbare prijzen van één aanbieder (fonio.ai/nl/prijzen, oktober 2026, bij jaarbetaling, excl. btw). De webchatbot Solo kost € 42 per maand voor 100 gesprekken. Het pakket Team kost € 125 per maand voor 400 gesprekken, zonder naam van de aanbieder in de chat. Voor de WhatsApp-chatbot is dat € 58 per maand voor 100 gesprekken en € 208 per maand voor 500 gesprekken.
Onze eigen rekensom: verwacht u 300 gesprekken per maand op uw website en wilt u ook WhatsApp, dan komt u bij deze aanbieder niet uit op € 42, maar al snel op € 125 plus € 208 is € 333 per maand, nog zonder de berichtkosten van Meta. Dat is geen kritiek op deze aanbieder: zo werken de meeste prijslijsten. Het laat zien waarom vraag 6 de belangrijkste is.
Offertes naast elkaar zetten
Zet de antwoorden in een eenvoudig overzicht. Zo ziet u in één keer waar de verschillen zitten.
| Punt | Aanbieder A | Aanbieder B | Aanbieder C |
|---|---|---|---|
| Eenmalige kosten | |||
| Maandkosten bij uw aantal gesprekken | |||
| Maandkosten bij het dubbele | |||
| Kosten van derden (Meta, bellen) | |||
| Kanalen en koppelingen inbegrepen | |||
| Data in de EU, verwerkersovereenkomst | |||
| Opzegtermijn en exportmogelijkheid | |||
| Totaal over 24 maanden |
Reken altijd het totaal over twee jaar uit: eenmalige kosten plus 24 keer de maandkosten bij uw verwachte gebruik. Een goedkoop abonnement met dure extra's kan zo duurder uitvallen dan een duurder pakket waar alles in zit.
Signalen om door te vragen
- Alleen een vanaf-prijs, zonder berekening voor uw situatie.
- "Onbeperkt", zonder uitleg wat er gebeurt bij heel veel gebruik.
- Geen verwerkersovereenkomst, of pas na ondertekening van het contract.
- Geen mogelijkheid om met uw eigen vragen te testen.
- Een jaarcontract zonder proefperiode of exit-afspraken.
- Beloftes over omzet of besparing zonder onderbouwing.
Zo gebruikt u de checklist
- Schrijf eerst op wat de chatbot moet doen en hoeveel gesprekken u verwacht. Zie Chatbot laten maken.
- Stuur dezelfde 15 vragen naar twee of drie aanbieders.
- Vul het overzicht in en reken het totaal over 24 maanden.
- Test de twee beste met uw eigen klantvragen.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook chatbots aan (Slimbot). Stel ons gerust dezelfde vragen; onze prijzen staan op Wat IT Live zelf aanbiedt.
Hulp bij het vergelijken?
Heeft u al offertes en twijfelt u? Vul het formulier in, dan kijken we vrijblijvend mee. Of begin bij de keuzehulp als u nog niet weet welke soort oplossing u zoekt. Meer over de opbouw van kosten staat op Kosten.