Privéaccount of zakelijk account?
Het grootste verschil zit niet in de slimheid van de AI, maar in de afspraken eromheen. Met een privéaccount sluit de medewerker zelf een overeenkomst met de aanbieder. Uw bedrijf heeft dan geen overzicht, geen beheer en meestal geen verwerkersovereenkomst. Met een zakelijk account sluit uw organisatie de overeenkomst en regelt u centraal wie toegang heeft.
| Privéaccount van een medewerker | Zakelijk account van uw organisatie | |
|---|---|---|
| Wie is de klant? | De medewerker zelf | Uw organisatie |
| Beheer van gebruikers | Geen | Centraal: toevoegen, verwijderen, rechten |
| Verwerkersovereenkomst | Meestal niet van toepassing op uw bedrijf | Vraag erom bij de aanbieder; bij zakelijke abonnementen gangbaar |
| Gesprekken gebruikt voor training? | Afhankelijk van de instellingen van de medewerker | Bij zakelijke abonnementen vaak standaard uit; controleer dit in de voorwaarden |
| Wat gebeurt er als iemand vertrekt? | Gesprekken en bestanden gaan mee | U zet het account uit; gegevens blijven onder uw beheer |
Kortom: wilt u dat medewerkers ChatGPT voor het werk gebruiken, dan is een zakelijk account de nette route. Dan weet u wie het gebruikt en onder welke afspraken.
Welke zakelijke abonnementen heeft ChatGPT?
OpenAI noemt op zijn site naast de abonnementen voor particulieren twee abonnementen voor organisaties: ChatGPT Business en ChatGPT Enterprise (openai.com, oktober 2026). Business is bedoeld voor kleinere teams, Enterprise voor grotere organisaties met eigen eisen aan beheer en beveiliging.
Over de prijzen van ChatGPT: de prijspagina's van OpenAI konden we bij het schrijven (oktober 2026) niet openen. Daarom noemen we hier geen bedragen voor ChatGPT. Kijk voor de actuele prijs op de site van de aanbieder.
Wilt u ChatGPT naast andere zakelijke AI-abonnementen leggen, zoals Microsoft 365 Copilot, Gemini in Google Workspace en Claude Team? Daarvoor hebben we een aparte pagina: Zakelijke AI-abonnementen naast elkaar.
Wat vraagt de AVG van u?
Zodra medewerkers persoonsgegevens in een AI-dienst zetten, bent u als werkgever verantwoordelijk voor wat daarmee gebeurt. Een paar punten die u moet regelen:
- Verwerkersovereenkomst. Verwerkt de aanbieder persoonsgegevens voor u, dan heeft u een verwerkersovereenkomst nodig. Vraag waar die staat en lees wat erin staat over bewaartermijnen en subverwerkers.
- Doorgifte buiten de EU. Komt de aanbieder uit de Verenigde Staten, kijk dan op welke grond gegevens daarheen gaan (bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen).
- Minder gegevens is beter. Laat medewerkers namen, BSN, adressen en medische of financiële details weglaten of vervangen door iets algemeens.
- Training uitzetten. Controleer of uw gesprekken worden gebruikt om modellen te trainen, en zet dat uit als het kan.
Dat dit geen theorie is, laat de Autoriteit Persoonsgegevens zien. Die meldde in augustus 2024 dat zij meldingen van datalekken kreeg doordat medewerkers persoonsgegevens van patiënten of klanten in een AI-chatbot hadden gezet (Autoriteit Persoonsgegevens, 2024). Meer over privacyregels leest u op AI-chatbot en de AVG.
Wat zegt de AI-wet?
Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI gebruiken zorgen dat hun mensen voldoende weten van AI om er verantwoord mee te werken (EU-AI-verordening, artikel 4). Dat heet AI-geletterdheid. Voor een klein bedrijf kan dat simpel zijn: een korte uitleg, een paar vaste afspraken en een aanspreekpunt. Zet u AI in richting klanten, bijvoorbeeld een chatbot op uw website, dan moet u sinds 2 augustus 2026 ook melden dat mensen met AI praten (artikel 50). Zie De AI-wet en uw chatbot.
Afspraken voor medewerkers: een voorbeeld
Leg in één A4 vast wat wel en niet mag. Dit is een voorbeeld dat u kunt aanpassen:
- Gebruik voor werk alleen het zakelijke account, nooit een privéaccount.
- Voer geen BSN, wachtwoorden, medische gegevens, salarisgegevens of klantdossiers in.
- Vervang namen van klanten door een algemene omschrijving ("klant A").
- Controleer cijfers, bedragen, wetteksten en namen altijd zelf. AI kan zich vergissen en klinkt dan toch zeker.
- Stuur een AI-tekst nooit ongelezen naar een klant.
- Twijfel? Vraag het eerst aan [naam aanspreekpunt].
Waarvoor gebruiken bedrijven ChatGPT?
| Taak | Voorbeeld | Let op |
|---|---|---|
| Teksten schrijven | Een offertebrief, vacaturetekst of nieuwsbrief opzetten | Controleer feiten en toon; voeg zelf de prijzen toe |
| Samenvatten | Een lang rapport of notulen in vijf punten | Geen vertrouwelijke stukken in een account zonder afspraken |
| Mail beantwoorden | Een concept-antwoord op een klacht | Altijd zelf nalezen voor verzending |
| Uitleg en ideeën | Een begrip uitgelegd krijgen of een lijst met ideeën | Bronnen zelf nagaan |
| Rekenwerk en Excel | Een formule bedenken of een tabel ordenen | Uitkomst steekproefsgewijs narekenen |
Wanneer is ChatGPT niet genoeg?
ChatGPT is een algemene assistent. Wilt u dat de AI antwoord geeft op basis van uw eigen handboeken, prijslijsten en procedures, en dat medewerkers alleen zien wat ze mogen zien? Dan komt u uit bij een interne AI-assistent. Wilt u dat de AI klanten te woord staat, op uw website of in WhatsApp, dan is een website-chatbot of WhatsApp-chatbot de juiste vorm. IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook zo'n assistent voor klantcontact aan (Slimbot); zie Wat IT Live zelf aanbiedt.
Is een abonnement aftrekbaar?
Zakelijke kosten die u maakt voor uw onderneming kunnen meestal van de winst af, maar dat hangt af van uw rechtsvorm en situatie. Let op dat prijzen van buitenlandse aanbieders soms zonder btw worden getoond. Vraag uw boekhouder hoe u het verwerkt.
In vijf stappen veilig beginnen
- Inventariseer. Vraag medewerkers welke AI-diensten ze nu al gebruiken, en waarvoor.
- Kies één zakelijke dienst. Liefst een die aansluit op wat u al gebruikt (Microsoft, Google of los).
- Regel de papieren. Verwerkersovereenkomst, training uit, beheer van accounts.
- Maak afspraken. Het A4 hierboven, plus een korte uitleg aan het team.
- Evalueer na drie maanden. Wat levert het op, waar gaat het mis, wat moet anders?
Hulp bij de keuze?
Twijfelt u tussen een zakelijk ChatGPT-account, een ander abonnement of een assistent op uw eigen documenten? Vul het formulier in of doe de keuzehulp. Dan krijgt u vrijblijvend een advies dat bij uw situatie past.