Waar een AI-assistent helpt
| Taak | Voor wie | Wat de assistent doet |
|---|---|---|
| Veelgestelde vragen | Klanten | Uitleg over uw werkwijze, tarieven die u zelf invoert, wat u nodig heeft voor een aangifte |
| Stukken uitvragen | Klanten | Een checklist sturen: jaaropgaven, bankafschriften, hypotheekgegevens; herinneren als iets ontbreekt |
| Afspraken | Klanten | Een gesprek inplannen met de juiste medewerker |
| Mail sorteren | Kantoor | Mail labelen per klant en onderwerp, concept klaarzetten; zie E-mail laten beantwoorden door AI |
| Interne kennis | Medewerkers | Antwoord uit uw eigen werkinstructies en dossiers; zie Interne AI-assistent |
| Telefoon | Klanten | Opnemen bij drukte, vraag noteren, terugbelverzoek bij de juiste medewerker zetten; zie AI-telefoonassistent |
Wat de assistent niet doet
- Geen persoonlijk fiscaal advies. Een AI-assistent kan algemene uitleg geven over uw werkwijze, maar geen advies over iemands eigen aangifte. Stel in dat hij zulke vragen doorzet naar een medewerker.
- Geen bedragen of termijnen uit zijn hoofd. Fiscale bedragen en termijnen veranderen elk jaar. Laat de assistent alleen informatie noemen die u zelf hebt ingevoerd, met jaartal, en verwijs voor de officiële stand naar de Belastingdienst.
- Geen inzage in dossiers voor onbekenden. Een publieke chatbot op uw website mag geen klantgegevens laten zien. Voor statusvragen per klant is een beveiligde omgeving met inloggen nodig.
Privacy: extra aandacht
Een accountantskantoor werkt met financiële gegevens en vaak met het burgerservicenummer (BSN). Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald (rijksoverheid.nl, oktober 2026). Dat betekent voor uw assistent:
- Vraag in een chatbot nooit om een BSN, en zorg dat het niet in de kennisbron van een publieke chatbot staat.
- Laat documenten niet via een gewone chat uploaden, maar via uw beveiligde klantomgeving.
- Sluit een verwerkersovereenkomst met elke aanbieder die gesprekken of documenten verwerkt.
- Vraag waar de gegevens staan: in de EU of daarbuiten, en of ze worden gebruikt om modellen te trainen.
- Beperk toegang: een interne assistent mag alleen dossiers tonen waar de medewerker zelf toegang toe heeft.
Meer op Privacy en AVG. Gebruiken medewerkers zelf AI-chatbots? Leg dan vast wat wel en niet mag: zie AI-beleid voor medewerkers.
Melden dat het AI is
Praat een klant met een AI-assistent, dan moet dat duidelijk zijn. Dit is sinds 2 augustus 2026 verplicht (EU-AI-verordening, art. 50). Bijvoorbeeld: "U chat met de digitale assistent van [kantoor]. Voor persoonlijk advies zet ik u door naar een adviseur." Zie De AI-wet en uw chatbot.
Voorbeeld: drukte rond de aangifte
Elk voorjaar krijgen veel kantoren dezelfde vragen: "Wat moet ik aanleveren?", "Heeft u mijn stukken ontvangen?", "Wanneer is mijn aangifte klaar?". Een assistent kan:
- de checklist met benodigde stukken sturen, afgestemd op het soort klant (loondienst, zzp, huiseigenaar);
- na een week herinneren als er nog niets is aangeleverd, via mail of WhatsApp, als de klant daarvoor toestemming heeft gegeven;
- vragen over de status doorzetten naar de dossierhouder, met een korte samenvatting;
- een belafspraak inplannen als de klant iets wil bespreken.
De adviseur houdt zo tijd over voor het eigenlijke werk.
Een interne assistent voor uw medewerkers
Naast een assistent voor klanten kan een interne assistent helpen. Medewerkers vragen dan bijvoorbeeld: "Hoe verwerken we een schenking in onze werkwijze?" of "Welke checklist gebruiken we voor een nieuwe zzp-klant?". De assistent antwoordt uit uw eigen werkinstructies, met een verwijzing naar het document. Zo hoeft een nieuwe collega minder vaak een ervaren collega te storen.
Let daarbij op drie dingen. Ten eerste: de assistent mag alleen documenten gebruiken waar de medewerker zelf toegang toe heeft. Ten tweede: controleer belangrijke antwoorden altijd in het brondocument, want ook een interne assistent kan zich vergissen. Ten derde: houd werkinstructies actueel, want de assistent is zo goed als de informatie die erin staat. Zie Interne AI-assistent en Chatbot trainen op eigen data.
Eigen rekenvoorbeeld
Dit is een eigen rekensom met aannames. Stel: in de drukke maanden komen er per week 80 telefoontjes en mails met standaardvragen binnen, elk goed voor gemiddeld 5 minuten. Dat is bijna 7 uur per week. Vangt een assistent de helft op (aanname), dan scheelt dat ruim 3 uur per week, die u kunt afzetten tegen de kosten van inrichting en abonnement. Meer over kosten op Kosten.
Stappenplan
- Verzamel de twintig vragen die klanten het vaakst stellen.
- Bepaal waar de grens ligt: wat beantwoordt de assistent, wat gaat altijd naar een adviseur?
- Kies het kanaal: website, mail, WhatsApp of telefoon.
- Regel verwerkersovereenkomst, bewaartermijnen en de AI-melding.
- Test met collega's en een paar vaste klanten.
- Werk de informatie elk jaar bij, vóór het drukke seizoen.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook een AI-assistent met één inbox voor mail, WhatsApp en telefoon (Slimbot); zie wat IT Live aanbiedt. Andere branches staan op AI-chatbot per branche.
Advies voor uw kantoor?
Vertel ons welke vragen u het meest tijd kosten. Vul het formulier in, dan denken we vrijblijvend mee. Of doe de keuzehulp.