Wat kan de gratis WhatsApp Business-app?
De WhatsApp Business-app heeft een paar ingebouwde hulpmiddelen voor automatische en snelle berichten. Onze eigen uitlegsite Zakelijk Appen beschrijft ze stap voor stap (whatsapp-business.nl, oktober 2026):
| Hulpmiddel | Wat het doet | Handig voor |
|---|---|---|
| Begroetingsbericht | Gaat automatisch naar klanten die u voor het eerst appen, of die al een tijd geen contact met u hadden | Nieuwe klanten meteen laten weten wat ze kunnen verwachten |
| Afwezigheidsbericht | Gaat automatisch uit buiten uw openingstijden, in een periode die u kiest (bijvoorbeeld vakantie) of altijd | Avonden, weekenden, vakanties |
| Snelle antwoorden | Vaste teksten onder een sneltoets; typ "/" in een chat en kies | Adres, tarieven, betaalgegevens, routebeschrijving |
| Labels | Gekleurde markeringen per chat, zoals "nieuwe klant" of "wacht op betaling" | Overzicht houden over wie nog antwoord krijgt |
Hoe u ze precies instelt, leest u op Automatische berichten en snelle antwoorden instellen bij Zakelijk Appen. Die site is, net als deze, van IT Live.
Voorbeeldteksten
Begroeting
"Hallo! Fijn dat u ons appt. We reageren op werkdagen tussen 8 en 18 uur, meestal binnen een uur. Heeft u een foto of ordernummer? Stuur die gerust mee, dan kunnen we u sneller helpen."
Afwezig buiten werktijd
"Bedankt voor uw bericht. We zijn nu gesloten en reageren morgen vanaf 8 uur. Bij spoed kunt u bellen naar [nummer]."
Vakantie
"We zijn met vakantie tot en met [datum]. Uw bericht komt goed aan; we reageren vanaf [datum]. Voor spoed: [nummer of collega]."
Gebruikt u ook snelle antwoorden, maak er dan een voor de vragen die u het vaakst krijgt, zoals uw adres met routebeschrijving, uw tarieven en uw betaalgegevens. Dat scheelt elke dag typwerk.
Tips: houd het kort, noem wanneer u wél reageert, en geef een uitweg voor spoed. Beloof geen reactietijd die u niet haalt.
Waar de app ophoudt
De automatische berichten in de app zijn vaste teksten. Ze begrijpen de vraag niet. Iemand die om 22 uur vraagt "kan ik morgen om 10 uur langskomen?", krijgt hetzelfde afwezigheidsbericht als iemand die een klacht heeft. De app kan ook geen afspraak in uw agenda zetten of iets opzoeken in uw systeem.
Voor inhoudelijk antwoorden of koppelingen met agenda of klantsysteem is het WhatsApp Business Platform (API) nodig, meestal via een aanbieder die met Meta samenwerkt. Zie WhatsApp-chatbot voor uw bedrijf.
Vaste tekst of AI-chatbot?
| Automatisch bericht in de app | AI-chatbot via het platform | |
|---|---|---|
| Kosten | Gratis | Abonnement bij een aanbieder, plus mogelijk kosten van Meta voor bepaalde berichten |
| Begrijpt de vraag | Nee | Ja |
| Antwoord op maat | Nee, altijd dezelfde tekst | Ja, uit uw eigen informatie |
| Afspraken inplannen | Nee | Mogelijk, met een koppeling |
| Meerdere medewerkers | Beperkt | Ja, vaak met een gedeelde inbox |
| Instellen | Snel zelf te doen | Inrichting en testen nodig |
Wat het platform kost, en welke regels Meta hanteert, leest u op WhatsApp Business API: kosten en regels.
Wanneer is een AI-chatbot de moeite waard?
- U krijgt meer dan een handvol appjes per dag, en veel zijn dezelfde vragen.
- Klanten appen vaak buiten werktijd en u wilt ze dan al op weg helpen.
- U wilt dat klanten via WhatsApp zelf een afspraak kunnen maken.
- U werkt met meerdere mensen op één nummer.
Krijgt u een paar appjes per dag? Dan zijn de gratis begroeting, het afwezigheidsbericht en snelle antwoorden vaak genoeg.
Waar let u op bij een AI-chatbot op WhatsApp?
- Melden dat het AI is. Sinds 2 augustus 2026 moet een klant weten dat hij met AI praat (EU-AI-verordening, art. 50). Zet het in het eerste bericht. Zie De AI-wet en uw chatbot.
- Uw nummer. Een nummer op het platform gebruikt u meestal niet meer tegelijk in de gewone app. Vraag de aanbieder vooraf wat er met uw bestaande chats gebeurt.
- Geen ongevraagde berichten. Stuur alleen zelf berichten naar klanten die daar toestemming voor gaven.
- Privacy. Sluit een verwerkersovereenkomst met de aanbieder. Zie Privacy en AVG.
Veelgemaakte fouten met automatische berichten
- Een afwezigheidsbericht dat altijd aanstaat. Klanten krijgen dan midden op de dag te horen dat u er niet bent. Koppel het aan uw openingstijden.
- Verouderde informatie. Een begroeting met oude openingstijden of tarieven. Kijk de teksten elk kwartaal na.
- Te lange teksten. Op een telefoonscherm leest niemand een lap tekst. Houd het bij drie of vier korte zinnen.
- Geen uitweg bij spoed. Noem een telefoonnummer of collega voor dringende zaken.
- Beloftes die u niet nakomt. "U hoort binnen een uur van ons" werkt alleen als dat ook echt lukt.
En Instagram en Facebook?
Ook op Instagram en Facebook kunt u automatische antwoorden instellen, met eigen regels van Meta. Zie Chatbot voor Instagram en Facebook. Wilt u alle kanalen in één inbox, lees dan AI in uw klantenservice.
IT Live, de maker van deze site, biedt zelf ook een AI-assistent voor WhatsApp (Slimbot); zie wat IT Live aanbiedt. Vergelijk dat altijd met andere aanbieders.
Advies nodig?
Twijfelt u of vaste berichten genoeg zijn of dat een AI-chatbot past? Vul het formulier in, dan denken we vrijblijvend mee. Of doe de keuzehulp.